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采购如何与各部门协调?

文章来源:    发布时间:2021-09-27    文章作者: 导读:
由于采购业务牵涉范围广泛,相关部门颇多,为了让采购业务顺利进行,并获得良好的工作绩效,除了采购部门工作人员的努力之外,尚需企业内部有关部门的密切配合,才可能成功。
由于采购业务牵涉范围广泛,相关部门颇多,为了让采购业务顺利进行,并获得良好的工作绩效,除了采购部门工作人员的努力之外,尚需企业内部有关部门的密切配合,才可能成功。
因此,采购人员必须培养良好的人际关系与协调能力,以期获得有关部门之合作,而圆满达成任务。下面将采购部门与企业内有关部门的协调关系叙述如下

一、与管理部门的协调关系
采购部门对公司生产或商品成本之节省,能产生重大的贡献;对公司生产所需原料或销售部门商品之供应,也会产生直接的影响。为了使采购功能有效发挥,公司管理层应重视采购部门的横向联系,并应注意采购人员的专业训练及制定采购人员的行为规范等事宜。
在与管理部门的协调上,采购部门应将与供应商接触所获得的市场资讯,提供给管理部门作为经营上的依据。而管理部门则应将行情预测、税费结构、汇率趋势等资讯提供给采购部门参考。

二、与销售部门的协调关系
采购部门与销售部门是直接的供销关系。
(1)销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部门,以便采购计划能够有效执行。
(2)销售部门确定产品价格时,必须事先预估制造成本尤其是占主要部分的材料成本。在预估材料成本时,采购部门应提供充分协助。
(3)销售部门在与顾客谈判特别订单及无库存的产品时,必须考虑到采购周期,避免造成无法如期交货的问题。
(4)采购部门应将从供应商处获得的有关竞争对手的用料需求信息,以及其产品销售数量、品质、价格等信息,提供给销售部门,以协助销售部门做好竞争策略。
(5)为了互惠起见,公司在政策上经常会要求供应商购买本公司的产品。在此项政策执行方面,销售部门与采购部门应密切配合办理。

三、与计划部门的协调关系
为了确保原料供应的稳定性,采购部门和生产计划部门需要经常交换信息。生产计划部门应尽早通知采购部门有关产品的生产计划与物料的需求计划,使采购部门有充裕的时间寻求货源,并与供应商议价。而采购部门也必须通知生产计划部门其所需要的采购周期及订购后可能发生的变化。若生产计划或采购计划中的数量或时间有任何的改变,彼此均应迅速通知对方,以便及时进行适当的调整与配合。

四、与品管部门的协调关系
基本上,采购人员必须熟悉有关品质的标准,以便从供应商处购买到合乎用途的东西。采购人员由于直接与供应商接触,能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门也应将检验结果告知采购人员,借以考核供应商。
总的来说,采购与品管部门的协调关系如下:
(1)品管知识:采购人员应随时向品管部门学习品管的知识,以便在与供应商接触时能了解其品质,以期采购适当的物料供应生产。
(2)品质标准:采购部门应与品管部门保持密切联系,以便品管部门随时提供必要的协助,使采购规格与验收标准能相互吻合。
(3)物料验收:品管部门对于供应商交来的物料不符要求而拒收时,应立即通知采购部门,以便采取必要的措施。
(4)开发厂商:采购部门与品管部门应共同开发供应厂商,以确认厂商是否具备供应所需产品品质及数量的能力。

五、 与制造部门的协调关系
采购部门提供制造部门所需的物料,二者关系密切,但是二者却有不同的立场。通常,制造部门希望物料能快速供应,以免发生断料停工事件;而采购部门则希望能有充分时间进行议价,以期降低成本。因此,在采购物料的交货方面,彼此必须互相尊重、充分协调,切勿意气用事。
另外,对于“自制”或“外包”的决定,制造部门与采购部门彼此立场与见解也可能有异,此时应以成本分析结果进行考量,并持客观态度,共商办法。

六、与技术部门的协调关系
技术部门在设计物料规格时,不可过分追求理想,而忽略价格和市场因素;而采购部门也不可太强调价格因素而忽略品质与技术创新的要求。因此,技术部门应征询采购部门的意见,而采购部门也应根据市场行情,建议适当的规格标准。总之,两者必须密切协调,以便顺利进行采购。
另外,为了推进标准化与通用化设计,以获得批量采购的规模效益,技术部门应于设计前多征询采购部门的意见,鼓励采购部门的早期参与,以便尽量减少物料品种。在此方面,两者应密切协调,产生良好的互动关系。
还有,在新产品设计方面,采购部门应随时提供有关物料规格、性能、价格、货源等最新信息,以供技术部门参考。必要时,可邀请供应商共同参与。
不过,目前对于物料的使用不仅要符合保护消费者的要求,也要达到环境保护及职业安全、健康的标准,使工程规格的设计更趋严格,因此限制了采购人员使用替代性物料或产品的机会,所以技术部门与采购部门必须加强联系,以免违反公众安全与利益。

七、与仓储部门的协调关系
批量采购可以降低物料的单位成本,但是因库存量的增加,又相对提高了仓储成本。因此,为了降低采购的总成本,采购部门与仓储部门必须有良好的沟通与协调,共同设计适当的最低存量与订购点。采购部门应在订购作业完成时,将有关交货时间与数量等信息通知仓储部门,以便仓储部门能事先准备所需的空间与库位。而仓储部门也应定期将存量记录通知采购部门,以利物料的库存控制。
还有,对于退货、呆料、缺料等问题,采购人员也应协助仓储人员处理。

八、与会计部门的协调关系
每一项采购交易,从订购开始到交货、请款、付款为止,都需要作会计处理。会计部门可为采购部门提供各项有关计算资料,如应付账款余额统计,实际支出金额与预算金额的比较,材料成本的计算,价差的绩效计算等。
不过,在许多企业中,这些会计工作有时候会由采购部门担负一些职责。不管这些会计工作由谁执行,部门间紧密的协调与合作,通常可以从供应商处获得折扣机会,以及改善买卖关系。

九、与财务部门的协调关系
采购预算是公司资金需求的最主要部分,若无良好的财务计划,采购工作将无法顺利进行。采购人员在选择较佳品质时,必须考虑成本因素;在订购较大数量时,必须考虑公司财务负担能力;在议定价格时,必须考虑付款方式(现金支付或银行承兑),以避免造成财务上的损失或风险。因此,采购部门应与财务部门在资金调度与运用、汇率与利率之价差、付款条件与额度等方面,进行妥善协调。

十、 与法务部门的协调关系
采购作业会牵涉到法律问题。因此,采购人员必须具备与采购作业有关之法律知识,否则可能因不谙法律规定,在无意中使公司陷入诉讼困境而遭受损失。在处理采购合约、纠纷、索赔以及知识产权等方面,采购部门应与法务部门密切协调。尚未设立法务部门的企业,必要时应聘请外界法律顾问协助。

十一、 与公关部门的协调关系
采购人员经常会与外界人士接触,在某种意义上,采购人员就是公关人员。采购人员的行为势必会影响到供应商以及其他关系人士对公司的观感与态度。如果公司设立有公关部门,则采购部门应与公关部门密切合作,透过采购作业的执行,塑造良好的公司形象,并产生良性循环,使以后采购作业的执行能更加顺利而有效。